Arquivo Digital
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Como
funciona o Arquivo Digital no SegFlex
O SegFlex conta
com um sistema completo para armazenamento de
documentos digitais, eliminando arquivos de
papel e facilitando a visualização,
compartilhamento e envio de documentos por
email.
Muito mais que simplesmente colocar imagens e
arquivos PDF no sistema, como outros programas
disponíveis no mercado, o SegFlex é uma
ferramenta para manipulação organizada de
arquivos digitais de vários formatos.
Veja o que pode ser feito com o sistema de
arquivos digitais do SegFlex:
Arquivos organizados por assunto
Você terá cada documento digital organizado de
forma lógica e coerente. Se você procura uma
apólice de um determinado seguro, por exemplo,
você escolhe o cliente e o seguro em questão,
escolhe a vigência que você procura e clica no
ícone do arquivo digital, então somente os
documentos (proposta, apólice, vistoria,
questionário de perfil, etc...) referentes a
vigência escolhida serão exibidos.
Arquivo
Digital Dividido em Grupos
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Grupo
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Exemplos de arquivos
digitais
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Corretora
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Contrato Social, CNJP,
SUSEP, documentos dos sócios, CCM
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Produtores
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RG, CPF, comprovante de
endereço
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Seguradoras
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Lista de postos de
vistoria, lista de ramais,
formulários/propostas, condições gerais
de produtos, resumos de rede credenciada
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Clientes
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RG, CPF, CNPJ, CNH,
comprovante de endereço, foto, certidão
de nascimento, certidão de casamento,
emails
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Seguros
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Apólice, vistoria,
questionário de perfil, cópia de cheques
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Sinistros
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Boletim de ocorrência,
aviso de sinistro, orçamentos para
reparo, vistoria de sinistro, emails
referentes ao sinistro
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Pagamento ao Produtor
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Comprovante de pagamento
de comissão ao produtor como cópia de
cheque, recibo, comprovante de
transferência bancária
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Contas a Pagar
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Comprovante de pagamento, comprovante de
transferência bancária, cópia de cheque.
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Envio de Documentos por Email
Através do arquivo digital do
SegFlex,
você poderá enviar emails de documentos digitais
armazenados, de uma forma profissional e
prática.
Imagine que seu cliente ligou e
pediu a cópia de uma apólice. Em alguns
instantes você poderá enviar o documento digital
por email sem ter que passar fax ou scanear
apólice, com uma apresentação que irá fazer a
diferença.
Existem hoje no mercado
vários softwares que criam uma impressora
virtual em seu computador. Estas impressoras
funcionam como um impressora normal, só que ao
invés de imprimir em papel, geram arquivos no
formato PDF, ou seja, instalando uma impressora
virtual qualquer documento que você consiga
imprimir poder ser transformado em PDF.
Com a impressora virtual na
maioria dos casos não será mais preciso
utilizar um scanner para digitalizar um
documento, basta imprimi-lo diretamente no
formato PDF.
Testamos vários softwares
deste segmento e optamos pelo CutePDF. Um
software simples de utilizar e gratuito. Segue
abaixo o link para fazer o download do software:
(este link é do portal Superdownloads, caso não consiga
localizar a página, entre no google e digite
CutePDF)
Ao instalar este software uma
nova impressora será criada em seu computador (CutePDF
Writer).
Gerando um PDF:
Para gerar um novo arquivo em PDF é mais simples
do que se imagina, abra o documento que possui o
conteúdo a ser utilizado, solicite a impressão
do documento e, no local da impressora,
selecione CutePDF Writer, prossiga e uma
nova janela irá surgir para que se defina o nome
do arquivo a ser criado e local onde será salvo.
Pronto, agora você já tem seu arquivo no formato
PDF, basta incluí-lo dentro do SegFlex.
Espaço
Ao utilizar o arquivo
digital você reduz espaço físico ocupado pelo
arquivo de pastas. Em um exemplo real de uma
corretora piloto que utiliza o SegFlex, constatamos que:
Para
armazenar propostas, apólices, vistorias,
etc..., de uma carteira com 800 propostas de
seguros da vigência atual e da vigência passada,
ou seja, documentos de aproximadamente 1.600
propostas de seguro, com um total aproximado de
3.200 documentos, necessitou de 4 arquivos de
pastas. Para armazenar a mesma quantidade de
documentos no formato digital foi necessário 800 Mb de memória, capacidade atingida por qualquer
pen-drive a venda atualmente. O menor pen-drive
a venda tem capacidade de armazenar 1024 Mb.
Custo de Armazenamento
No exemplo
real citado acima, o custo de 4 arquivos de
pastas, com as pastas incluídas é de
aproximadamente R$ 1.600,00. O custo do
pen-drive é de aproximadamente R$ 25,00.
No
mesmo exemplo, para manter um backup deste
arquivo digital para cada dia da semana, seria
necessário 4.000 Mb, suportado por um pen-drive
de custo aproximado de R$ 60,00.
Além do
custo direto, seu imóvel onde está a corretora
tem que dispor do espaço para os arquivos, e o
espaço tem seu custo também.
Portabilidade
Com o arquivo
digital é possível o corretor copiá-lo
integralmente e levá-lo para casa, para
consultas e cópia de segurança. O arquivo físico
não permite que isso seja feito. Em uma eventual
mudança no endereço da corretora, o transporte
do arquivo digital seria extremamente simples.
Organização
O armazenamento
digital de documentos torna seu arquivo muito
mais organizado. Com o arquivo digital, os
documentos não ficam desordenados nas pastas e
você pode buscá-lo por tipo, por descrição,
etc... Além disso, nunca vai acontecer de um
funcionário tirar um documento da pasta e
esquecer de devolvê-lo.
Comodidade
Usando o arquivo digital você não precisa
levantar da sua cadeira para buscar um
documento, basta um simples clique para
visualizá-lo na tela do seu computador.
Segurança
A única preocupação que você
deve ter é de fazer backup dos arquivos, fora
isso a segurança é total. Um incêndio não vai
atingir seus arquivos digitais, pois você pode
guardar um cópia dos mesmos em casa
O arquivo digital do
SegFlex,
armazena qualquer formato de arquivo, não somente
imagens e arquivos PDF.
Veja abaixo os
tipos mais comuns de arquivos que podem ser armazenados pelo
SegFlex:
Arquivos PDF (Acrobat Reader);
Arquivos
EML (Email do Outlook, Outlook Express, Windows
Mail, etc...)
Imagens JPG, GIF, BMP e TIFF
(Imagens);
Arquivos DOC e
DOCX (Microsoft Word)
Arquivos XLS e XLSX
(Microsoft Excel)
Arquivos PPS, PPSX e PPTX
(Microsoft Power Point)
Arquivos TXT (Texto)
Arquivos ODT (Editor de Texto BrOffice)
Arquivos ODS (Planilha Eletrônica BrOffice)
Arquivos ODP (Apresentação BrOffice)
Dicas para gerar
arquivos digitais com tamanho reduzido
- Sempre dê preferências a arquivos digitais
em formato PDF, qualquer documento que você
consiga imprimir na impressora poderá ser gerado
automaticamente em PDF sem a necessidade de
scanner utilizando uma
impressora virtual;
- Caso seja necessário utilizar o scanner,
utilize a resolução máxima de 300 dpi e salve o
arquivo nos formatos JPG ou GIF;
- Evite utilizar os formatos BMP ou TIFF,
arquivos gerados com estes formatos ficam com um
tamanho muito grande.
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